1. Tạo Application (hồ sơ học sinh)

Hình 1:

Ở thanh màn hình 'Applications', nhấn vào nút 'Add' như Hình 1.

Hình 2:

Bước 1: Chọn trường

Chọn trường, ngành học theo nguyện vọng của học viên. Ví dụ như Hình 2.

Hình 3:

Bước 2: Điền thông tin học viên

Điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết của học viên như ví dụ ở Hình 3, trong đó lưu ý khi chọn kì nhập học (intake) đúng với nguyện vọng của học viên.

Bước 3: Hồ sơ học viên

Tại màn hình 'Document' như Hình 3, bạn có thể thấy các tập hồ sơ được chia thành 02 phần: File example (Hình 3.1) và personal documents (Hình 3.2).

Hình 3.1

Các hồ sơ mẫu gồm: Academic Letter of Recommendation - Format (mẫu giấy giới thiệu), [UG] Statement of Purpose - Outline (dàn ý mẫu viết SOP), [UG] Essay - Topics (các chủ đề viết luận), Student Information Form (phiếu thông tin học sinh).

Hình 3.2:

Personal Documents (hồ sơ cá nhân) - đây là nơi bạn sẽ nộp các bộ hồ sơ cần thiết của học viên cho nhà trường. Lưu ý, tùy vào trường mà bạn học sinh đó chọn thì sẽ có những yêu cầu bắt buộc với những bộ hồ sơ khác nhau, những bộ hồ sơ bắt buộc sẽ được gán (*)

Sau khi đã nộp đầy đủ các bộ hồ sơ cần thiết của học sinh, nhấn nút 'Done'. Hoặc bạn có thể lưu nháp 'Save Draft' bộ hồ sơ của học viên đó cho đến khi bổ sung đầy đủ các bộ hồ sơ cần thiết.

2. Điều chỉnh, bổ sung thông tin, hồ sơ học sinh và trao đổi, theo dõi hồ sơ

1. Điều chỉnh thông tin học sinh

Bước 1:

Tại màn hình trang chủ, nhấn vào tên của học viên mà bạn muốn xem/ thay đổi  thông tin. Ví dụ như Hình 1

Hình 1.1

Bước 2:

Nhấn vào nút 'Edit info' để chỉnh sửa thông tin của học sinh như Hình 1.2

Hình 1.2

2. Chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ học sinh

Từ màn hình thông tin học viên, chọn thanh 'Documents' như Hình 2.1

Hình 2.1

Tại màn hình 'Documents' bạn có thể kiểm tra hồ sơ của học viên bằng cách nhấn vào icon 'hộp thư' hoặc bạn có thể xóa tập tài liệu đó và thêm lại bằng cách nhấn vào icon 'recycle bin' như Hình 2.2

3. Trao đổi, theo dõi hồ sơ

Từ màn hình thông tin học sinh, chọn thanh 'Discussions' như Hình 3.1

Ở màn hình 'Discussions' như Hình 3.2, bạn có thể trao đổi thông tin học viên tại đây. Ngoài ra bạn có  thể chọn 'Attaching files' để thêm các tập tài liệu đính kèm. Và bạn có thể chọn ô 'Save as record' để lưu lại đoạn hội thoại đó.

Hình 3.2 

3. Thanh toán Application Fee (phí xử lý hồ sơ)

Sau khi tạo thành công hồ sơ (application) cho học sinh, thông tin của học sinh sẽ được đẩy lên trang chủ như Hình 1.

Bạn có thể thanh toán Application Fee (phí xử lý hồ sơ) cho nhà trường bằng cách nhấn vào nút Pending thuộc cột Payment như Hình 1.1

Hình 1.1

Sau khi nhấn vào nút 'Pending' thì máy sẽ tự động mở 1 trang thanh toán phí xử lý hồ sơ cho nhà trường qua 'Stripe' như Hình 1.2 (lưu ý kiểm tra kĩ thông tin và phí xử lý của học sinh)

Hình 1.2

4. Gửi Iframe để học sinh cùng theo dõi thông tin cá nhân và tiến độ hồ sơ

Sau khi hoàn tất tạo hồ sơ, thông tin cơ bản của học sinh sẽ xuất hiện tại màn hình trang chủ. Tại đây nhấn nút biểu tượng Iframe như Hình 1

Hình 1:

Sau đó, màn hình sẽ xuất hiện 1 đường dẫn link Iframe. Bạn copy đường dẫn và gửi cho học sinh như Hình 2.

Dưới đây là màn hình giao diện của học sinh sau khi nhấn vào đường dẫn Iframe

5. Ghi chú (Note)

Tại trang chủ, chọn icon 'note' để thêm ghi chú như Hình 1 và Hình 1.1

Hình 1

Hình 1.1

6. Sao chép thông tin hồ sơ học sinh

Do nhu cầu của nhiều bạn học sinh là nộp hồ sơ vào nhiều trường cùng một lúc, vì vậy để tiết kiệm thời gian tạo thêm những bộ hồ sơ mới, chúng ta có thể sao chép các thông tin của học viên như sau:

Tại màn hình trang chủ, bạn nhấn vào nút icon 'Copy' như Hình 1

Hình 1.

Sau khi nhấn vào icon 'Copy', giao diện màn hình sẽ giống như cách tạo hồ sơ học sinh, bắt đầu từ chọn trường. Hình 2

Phần thông tin học sinh sẽ được giữ nguyên như Hình 3

Sau đó nộp lại các hồ sơ do nhà trường yêu cầu như Hình 4