1. Đặt mục tiêu chính xác

Đặt mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Sử dụng phương pháp SMART khi đặt mục tiêu. Về bản chất, hãy đảm bảo các mục tiêu bạn đặt ra là Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Kịp thời.

2. Ưu tiên một cách khôn ngoan

Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp. Ví dụ: hãy xem các công việc hàng ngày của bạn và xác định đó là:

Quan trọng và khẩn cấp: Hãy thực hiện những nhiệm vụ này ngay lập tức.

Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Quyết định thời điểm thực hiện những nhiệm vụ này.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Hãy giao phó những nhiệm vụ này nếu có thể.

Không khẩn cấp và không quan trọng: Đặt những việc này sang một bên để làm sau.

3. Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ

Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành nhiệm vụ giúp bạn tập trung và hiệu quả hơn. Nỗ lực thêm một chút để quyết định xem bạn cần phân bổ bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ cũng có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Bằng cách đó bạn có thể lập kế hoạch để đối phó với chúng.

Ví dụ: giả sử bạn cần viết năm bài đánh giá kịp thời cho một cuộc họp. Tuy nhiên, bạn nhận ra rằng bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành được bốn việc trong số đó trong thời gian còn lại trước cuộc họp. Nếu bạn nhận thức rõ về thực tế này trước, bạn có thể dễ dàng ủy quyền viết một trong những đánh giá cho người khác.

Tuy nhiên, nếu bạn không bận tâm kiểm tra thời gian trước các nhiệm vụ của mình, bạn có thể đã không nhận ra vấn đề về thời gian của mình cho đến chỉ một giờ trước cuộc họp. Vào thời điểm đó, việc tìm ai đó để ủy thác một trong các đánh giá có thể khó khăn hơn đáng kể và họ cũng khó có thể phù hợp với nhiệm vụ trong ngày của mình hơn.

4. Nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ

Khi thực hiện nhiều nhiệm vụ mà không nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và có động lực hơn. Cho phép một chút thời gian nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ để giải tỏa đầu óc và làm mới bản thân. Hãy cân nhắc việc chợp mắt một lát, đi dạo một đoạn ngắn hoặc thiền định.

5. Tự tổ chức

Sử dụng lịch của bạn để quản lý thời gian lâu dài hơn. Viết ra thời hạn cho các dự án hoặc cho các nhiệm vụ là một phần của việc hoàn thành dự án tổng thể. Hãy nghĩ xem ngày nào là tốt nhất để dành cho những nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: bạn có thể cần lên kế hoạch cho một cuộc họp để thảo luận về dòng tiền vào một ngày mà bạn biết Giám đốc tài chính của công ty đang có mặt.

6. Loại bỏ các nhiệm vụ/hoạt động không cần thiết

Điều quan trọng là phải loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa. Xác định điều gì là quan trọng và điều gì xứng đáng để bạn dành thời gian. Loại bỏ các nhiệm vụ/hoạt động không cần thiết sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để dành cho những việc thực sự quan trọng.

7. Lên kế hoạch trước

Hãy đảm bảo rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với ý tưởng rõ ràng về những gì bạn cần làm – những gì cần hoàn thành NGÀY NÓ. Hãy cân nhắc việc tạo thói quen, vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy tiếp tục và viết ra danh sách “việc cần làm” của bạn cho ngày làm việc tiếp theo. Bằng cách đó bạn có thể bắt đầu chạy vào sáng hôm sau.